รวมวิธีเก็บข้อมูลองค์กรแบบผิดๆ ที่ธุรกิจควรหลีกเลี่ยง
ปัจจุบัน มีการให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูลอย่างมาก ยิ่งเป็นข้อมูลองค์ด้วยแล้ว การป้องกันและรักษาความปลอดภัย ยิ่งควรมีมากขึ้นเป็นเท่าตัว ด้วยทั้งทางกฎหมายที่ออกมาคุ้มครอง เกี่ยวกับการรั่วไหล หรือการละเมิดสิทธิ์ในข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง รวมถึงภาคธุรกิจที่มีการใช้เครื่องมือในการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรและลูกค้า แต่เชื่อว่า การจัดเก็บข้อมูลนั้น ยังมีอีกหลายองค์กร ที่ใข้วิธีจัดเก็บที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งหากปล่อยไว้ อาจจะส่งผลให้ข้อมูลเกิดความเสียหาย หรือตกอยู่ในความเสี่ยงที่อาจจะถูกโจรกรรมในอนาคตได้
ซึ่งวิธีจัดเก็บข้อมูลองค์กรแบบผิดๆ มีดังต่อไปนี้
- ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างไม่เป็นระบบ
การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ที่ไม่มี Format แบบตายตัว โดยใช้ความสะดวกตามการใช้งานแต่ละคน ทำให้ข้อมูลแต่ละส่วนไม่มีมาตรฐาน ยากต่อการค้นหาและใช้งานร่วมกัน และถ้าหากวันใดวันหนึ่ง ผู้จัดเก็บข้อมูลลาออกไป ข้อมูลอาจจะไม่ได้ถูกแชร์ให้ผู้อื่นต่อ จึงยากต่อการประสานงานละนำข้อมูลมาใช้ในการทำงานต่อไป
- ข้อมูลลูกค้าหรือผู้ติดต่อที่สำคัญ สูญหายได้ง่าย
ข้อมูลในส่วนนี้ ถือว่าสำคัญไม่แพ้ข้อมูลองค์กร หากมีการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระบบ หรือไม่มีการป้องกันและรักษาความปลอดภัย อาจจะทำให้เกิดการสูญหาย ข้อมูลผิดเพี้ยน หรือส่งผลให้ข้อมูลเสียหาย และทำให้องค์กรเสียโอกาสสำคัญในการทำธุรกิจได้เช่นกัน
- ยากต่อการตรวจสอบย้อนหลัง และไม่เห็นภาพรวมของข้อมูล
ไฟล์ข้อมูลที่ถูกแก้ไขหลายครั้ง หากสุดท้ายแล้ว มีการตรวจสอบว่าข้อมูลผิดพลาด ถือว่าเป็นเรื่องยากต่อการตรวจสอบว่าผิดที่ขั้นตอนใด หรือเกิดจากใคร และหากข้อมูลที่ผิดพลาดนี้ ส่งต่อไปยังฝ่ายอื่นที่ต้องใช้ข้อมูลต่อ จะทำให้องค์กรเสียหายได้เช่นกัน
- ข้อมูลใช้ทำงานร่วมกันได้ยาก
หากการเก็บข้อมูลนี้ มีเพียงบุคคลเดียวที่ทำการบันทึก อาจจะทำให้ทั้งทีมไม่เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด รวมไปถึงหากเป็นจัดเก็บข้อมูลออฟไลน์ ทำให้ยากต่อการเข้าถึงของผู้อื่น ที่อาจจะจำเป็นต้องใช้ข้อมูล แต่ผู้ที่มีข้อมูลไม่สะดวกส่งต่อให้ อาจจะส่งผลให้การทำงานมีปัญหาได้
- พลาดโอกาสสำคัญ เพราะไม่มีการแจ้งเตือนและสำรองข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ หากมีใครแก้ไขหรืออัปเดตงานต่อ เมื่อแก้ไขพลาด และไม่มีการสำรองข้อมูล ทำให้ข้อมูลนั้นสูญหายไป ที่สำคัญ หากครบกำหนดต่างๆ แล้วไม่มีการแจ้งเตือน ส่งผลถึงการล่าช้าในการจัดส่งหรือให้บริการ
วิธีการจัดเก็บข้อมูลที่กล่าวไปข้างต้นนี้นั้น ถือเป็นการจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ ซึ่งถือว่าเป็นวิธีที่ล้าหลัง และไม่ได้รับความนิยมแล้วในปัจจุบัน เนื่องด้วย ยากต่อการเข้าถึง แก้ไข และไม่มีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย ส่งผลให้ข้อมูลเกิดความเสียหาย ตลอดจนการทำงานเกิดความล่าช้า รวมไปถึงองค์กรอาจจะพลาดโอกาสในการติดต่อธุรกิจที่สำคัญ
ในปัจจุบัน การจัดเก็บข้อมูล ได้มีการหันมาใช้การจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ในระบบ Cloud ด้วยความสะดวก และง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูล รวมไปถึงระบบความปลอดภัยที่รัดกุม ทำให้ได้รับความไว้วางใจจากหลากหลายองค์กร ให้เป็นส่วนหนึ่งในการป้องกันละรักษาข้อมูล สามารถแก้ไขงานได้อย่างทันที บนอุปกรณ์ใดก็ได้ เพียงแค่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ต พร้อมทั้งแก้ไขงานในไฟล์เดียวพร้อมกันได้หลายคน ตอบโจทย์การทำงานที่เร่งรีบ และรวดเร็วต่อการส่งงาน และให้บริการลูกค้าในลำดับถัดไป
ขอบคุณที่มา: ditc.co.th
หากองค์กรไหนสนใจการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ผ่านระบบ Cloud สามารถทักมาสอบถามได้ที่
m.me/TechSpaceIT
Line : @TechSpace
☎ Tel. 02-381-9075
🌎 www.techspace.co.th
